I denne første artikel ud af tre, vil jeg præsentere mit bud på en ny og mere motiverende forståelse af begrebet ”præstation” og samtidig lægge op til brugen af, hvad jeg kalder ”præstationsdialogen”.
Præstationsdialogen er det løbende møde mellem leder og medarbejder, som skal skabe forbedringer på en sund og bæredygtig måde.
Det betyder først og fremmest, at vi skal tage begrebet ”præstation” langt mere til os, og gøre det tilladt at have en dialog omkring præstation i hverdagen mellem leder og medarbejder. Det vil ske, hvis mødet resulterer i noget konkret og håndgribeligt. Det indebæger blandt andet, at medarbejderne skal have en mindre kontrollerende og langt mere værdiskabende følelse.
“Har du sagt farvel til performance management endnu….?” Nej, og det kommer jeg heller ikke til!
Jeg tillader mig her at referere til overskriften på en særdeles velskrevet artikel af Emil Frederik Saxtorph Berthelsen fra tidligere på året. I kølvandet på artiklen var der mange, som prikkede mig på skulderen, da de åbenbart kunne genkende mange af Emil Frederiks pointer i min tilgang til performance management. Ligesom Emil Frederik, er jeg fortaler for, at vi som ledere skal have mere fokus på adfærd og indsats end blot de kortsigtede mål og opstillede KPIer.
I henhold til overskriften på denne artikel, skal vi som ledere gøre os til verdensmestre i løbende opfølgning og dyrke vedholdenhed på præstationen endnu mere. Udfordringen efter min mening er, at jeg oplever for meget fokus hos alt for mange ledere på selve resultatet og de opstillede KPIer. Hvorfor?
Fordi opfølgning er sværere og kræver langt mere af lederens personkarakter. Resultater er (meget kort fortalt) historie fortalt gennem et tal på et regneark – noget der er sket. Løbende opfølgning er personlig, situationsbestemt, empati, faglig sparring m.m.
Opfølgning er præstationsorienteret, hvor mål og KPIer er resultatorienteret. Så ja, jeg differentierer præstation fra resultat!
Når det er sagt, skal lederen og medarbejderen naturligvis forholde sig til de opnåede resultater. De opnåede resultater vil påvirke vores prioritering af ressourcer, tid og opgaver, og de vil også give anledning til at fejre små delmål undervejs – det er vigtigt. Jeg vurderer, at denne del maksimalt skal optage ca. 20% af tiden på dialogen mellem leder og medarbejder.
Dermed ser jeg performance management som et ”både og” og ikke som et ”enten eller”, som jeg tolker Emil Frederik gør.
Hvad skal vi gøre?
Vi skal modernisere ”performance management” og tilpasse den nye rammebetingelse, vi alle er en del af. Efter min mening betyder det; ny forståelse af begrebet præstation, mere personlig og tilpasset coaching samt flere målrettede touchpoints (møder) mellem leder og medarbejder.
Præstationsdialogen
For mig ligger der i begrebet præstation elementer som adfærd, indsats, kompetence, kvalitet, prioritering af opgaver samt anvendelse af tid og ressourcer. Alt sammen elementer som påvirker og generer resultatet. Men vigtigst af alt, elementer som medarbejderne selv har indflydelse på og dermed kan gøre noget ved, hvilket er vigtige motivationsfaktorer.
I håndbolden verdens afholdes der hele tiden taktikmøder op til kamp og evalueringsmøder efter kamp. På disse møder er der fokus på taktik, systemer, løbebaner, indstilling m.m. – ikke på det forventede resultat. Selvfølgelig forholder man sig som hold til, hvor man ligger i tabellen, men der bruges ikke tid på at diskutere om, vi kommer til at vinde med 5 eller 10 mål. Vi taler om, hvordan vi skal spille kampen.
Dialog betyder ny mening opstår (dia + logos). Vi skal komme frem til noget nyt og meningsfyldt – noget der rykker medarbejderens præstation, og dermed det vi tror forbedrer resultatet. Herigennem vil medarbejderen opnå forbedrings- og mestringsfølelse – som også er vigtige motivationsfaktorer.
Udførelsen af præstationsdialogen er meget vigtig. Dialogen skal gøres skarp, effektiv og simpel ellers bliver den ikke holdt. Succeskriteriet er varighed og effektivt på dialogen. Det samme gælder i sportens verden. Hvor ofte har du set en træner kalde en spiller ud til siden og afholde en 5-10 minutters samtale alt imens kampen er i fuld gang? Det går ikke.
Det kan og skal gøres kort, præcist og effektivt. Det kræver en bestemt struktur. Mere om det i mit næste indlæg.